Case Study: Personio Implementierung und Recruiting Support

Cansativa und Edl Consulting sind ein tolles Beispiel für eine gute und stabil funktionierende Partnerschaft, welche durch Personio als professionelle HR Software gestärkt wird und durch regelmäßigen Austausch untereinander zu einer erfolgreichen und qualitativen Zusammenarbeit auf Augenhöhe geführt hat.

Über Cansativa

Cansativa wurde 2017 von den Brüdern Jakob und Benedikt Sons gegründet und gilt mittlerweile als führende Plattform für Cannabis in Deutschland. Durch die Gründung von Cansativa hat das Unternehmen es sich zur Mission gemacht, den Cannabis-Markt zu demokratisieren. Cansativa versteht sich in dem noch jungen Medizinalcannabismarkt als die zentrale Anlaufstelle für Apotheken und ist zusätzlich das einzige Unternehmen, welches im Auftrag des BfArM mit dem Vertrieb von medizinischem Cannabis aus deutschem Anbau beauftragt ist. Die Vision von Cansativa geht aber noch weiter:Cansativa möchte als größte Plattform für (Medizinal-)Cannabis die größte Markenvielfalt an (Medizinal-)Cannabisprodukten bieten . Cansativa ist schon heute der One-Stop-Shop für Medizinalcannabis.

Über Edl Consulting

Edl Consulting unterstützt Start Ups, Scale Ups und SMEs beim Aufbau eines professionellen, nachhaltigen HR-Bereichs. Als HR-as-a-Service, verfolgt die Boutique Beratung die Mission, ein motivierendes, modernes Arbeitsumfeld für Talente bei ihren Kund*innen zu schaffen. So unterstützt Edl Consulting Unternehmen bei der Etablierung nachhaltiger HR Prozesse und Strukturen – inkl. HR Management Software Auswahl und Implementierung. Die operative und strategische Unterstützung umfasst die gesamte HR Wertschöpfungskette: Recruiting, Training & Development, Etablierung von Feedback-, Performance- und Führungskultur, Begleitung von Change Projekten, uvm. Das Team bietet ihre professionelle und pragmatische Expertise aus Personalleitung, Personalvermittlung, Coaching, Trainings und Beratung an – aus jahrelanger Erfahrung in Start Ups, Mittelstand und Großkonzernen. Seit 2020 ist Edl Consulting zertifizierter Personio Implementierungspartner.

Die Herausforderung

Das Cansativa Team wächst und die Personalabteilung fehlt. – Während über die Legalisierung von Cannabis diskutiert und die Wichtigkeit der Branche immer präsenter wird, sollte das im November 2021 noch 12-köpfige Team bis Ende 2022 um weitere 30 bis 50 Mitarbeitende wachsen. Die Herausforderung: Die zwei Gründer Benedikt und Jakob konnten neben der Leitung des stark wachsenden Unternehmens die Personalarbeit nicht mehr selbst übernehmen. Es fehlten geeignete Strukturen, Prozesse und Systeme für effiziente HR-Arbeit und eine Führungsperson, die ein dringend benötigtes People & Organization Team aufbaut.

Für Cansativa war klar, dass sie unbedingt professionelle HR Unterstützung benötigen. Ziel war es, den HR-Bereich zu einer voll funktionsfähigen Einheit aufzubauen und zielgerichtete HR-Strukturen, HR-Prozessen sowie eine HR-Management-Software einzuführen. Und zwar am besten sofort – noch besser: gestern. Cansativa stand kurz vor Abschluss einer signifikanten und prominenten Finanzierungsrunde, die bald  publik gemacht werden sollte. Es galt bis dahin den HR Auftritt so schnell es geht auf Hochglanz bringen, um die besten Talente für Cansativa zu gewinnen. Keine Zeit, zu warten, eine Lösung musste her.

Unterstützung von Edl Consulting und Personio

Edl Consulting ist im Start Up und Scale Up Umfeld bekannt für hands-on Hilfe – auch kurzfristig sind stets Lösungen zu finden. Als der Hilferuf kam, erkannte Edl Consulting schnell den need des schnell wachsenden Start-ups. Innerhalb von 5 Tagen versorgten sie Cansativa – noch vor dem offiziellen Projekt-Kick-Off – mit dem Recruiting-Modul von Personio. Das Projekt “Interims Head of HR” und “Personio Implementierung” startete sofort mit einem Partner Consultant von Edl Consultant in der Projektleitung.

• Durch die Erfahrung aus regelmäßigen Implementierungsprojekten konnte Edl Consulting als zertifizierter Personio Implementierungspartner, gemeinsam mit ausführlichen Leitfäden von Personio, eine erfolgreiche Implementierung der HR Software für Cansativa realisieren.
• Nachdem der Hiring Plan mit dem Edl Consulting Team abgestimmt wurde, konnten 27 Stellenanzeigen verfasst und dank der unkomplizierten Personio Integration, auf der Cansativa Webseite veröffentlicht werden. Zusammen mit der IT von Cansativa konnte Edl Consulting eine komplett neue Career Page aufsetzen und die Personio Stellenübersicht darin integriert werden.
• Alle Stellen waren online und sichtbar – zum Tag der medial enorm großen Aufmerksamkeit von Cansativa. Der gesamte Recruitingprozess von Bewerbungseingang bis Einstellung war auf- und umgesetzt. Alle Personen, die sich über den “Jetzt bewerben”-Button auf der Website bewarben oder über die Multiposting Optionen von Personio auf Cansativa Jobs aufmerksam wurden, landeten nun automatisch im Recruiting Tool von Personio.
• Edl Consulting übernahm das Bewerbermanagement: Screenen von eingehenden Bewerbungen, Kandidat*Innen-Kommunikation und Interviewkoordination erfolgt transparent und schnell innerhalb Personio. Mittels Feedback- und Evaluationsanfragen sowie der Kommentarfunktion konnte das Edl Consulting Team mit den Hiring Managern von Cansativa effektiv kommunizieren und so einen professionellen und schnellen Recruiting Prozess mit bester Candidate-Experience etablieren.

Nachträgliche Implementierung der Mitarbeiterverwaltung

First things first: Nachdem das Recruiting Modul erfolgreich implementiert war, wurde das gesamte Mitarbeiterverwaltungsmodul von Personio nachgezogen und diverse bestehende sowie neu definierte HR Prozesse eingefügt. Somit waren sowohl das Bewerbermanagement als auch die interne Mitarbeiterverwaltung an einem Ort, was dem Unternehmen einen großen Mehrwert gegeben hat: Datentransparenz, automatisches Anlegen der Mitarbeitenden sowie automatisch initiierte Workflows.

Jetzt können Mitarbeitende angelegt und verwaltet, An- und Abwesenheitsprozesse von allen Mitarbeitenden genutzt, On- und Offboarding Prozesse verfolgt, das Org-Chart automatisch erstellt und aktualisiert sowie die digitale Personalakte und vorbereitende Lohnbuchhaltung zentral verwaltet werden.

Begleitung der Veränderung durch Coaching und Training

Neue Systeme sowie stark wachsende Teams bedeuten auch immer neue Herausforderungen, Prozesse, Kommunikation und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Die damit verbundenen Herausforderungen begleitete Edl Consulting als Trainer und Coach.

Edl Consulting schulte Mitarbeitende und Hiring Manager zur Personio Software und zeigte die neuen Möglichkeiten auf; Schritt für Schritt wurden alle User in das System eingeführt. Aber auch weitere damit verbundene Themen wie z.B. ein erfolgreicher Organisationsaufbau, die Umstrukturierung von Recruitingprozessen und deren erfolgreiche Umsetzung, die Wichtigkeit der internen sowie Bewerberkommunikation mit dem damit verbundenen Employer Branding konnten erfolgreich thematisiert und in konkreten Abläufen integriert und umgesetzt werden.

Das Ergebnis

• Cansativa ist um über 30 weitere Mitarbeitende gewachsen, durch die Unterstützung von Edl Consulting und mithilfe des Recruiting-Moduls von Personio. Dies hat im folgenden zu Verbesserungen auf vielen Ebenen gesorgt. Besonders in folgenden Bereichen:
  • Stark verbesserte Kommunikation mit Bewerbern. Durch das Recruiting Modul kann 80% bis teilweise 90% des Hiring Prozesses automatisiert werden.
  • 70% höherer Inflow an Bewerbungen durch Multiposting und Partnerangebote wie z.B. Join Recruiting
  • 60% weniger Aufwand für die Hiring Manager bei Cansativa. Speziell durch den Ansatz von Edl Consulting, sich im Vorfeld einer Stellenbesetzung über die Persona und die Kanäle etwas mehr Gedanken zu machen und damit die Qualität (matching aus Anforderung und Angebot) deutlich zu steigern
• Da Edl Consulting sowohl für die technische Implementierung von Personio, als auch für die strategische und inhaltliche Prozess- und Strukturentwicklung zuständig ist, konnte Cansativa umfassend, pragmatisch und lösungsorientiert befähigt werden.
• Die ursprüngliche Anfrage von Cansativa nach einer kurzfristigen Unterstützung hat sich zu einer vertrauensvollen und umfassenden, erfolgreichen und mehrmonatigen Zusammenarbeit entwickelt – ein geschätzter Partner auf Augenhöhe.

Abschließend ist zu sagen, dass Cansativa und Edl Consulting ein tolles Beispiel für eine gute und stabil funktionierende Partnerschaft sind, welche durch Personio als professionelle HR Software gestärkt wird und durch regelmäßigen Austausch untereinander zu einer erfolgreichen und qualitativen Zusammenarbeit auf Augenhöhe geführt hat.

Wir wünschen beiden Unternehmen weiterhin viel Erfolg und eine lange gemeinsame Partnerschaft.