HRIS Auswahl und Implementierung: Eine große Entscheidung, worauf musst du achten und wann holst du externe Hilfe hinzu?

1. Die Bedeutung der richtigen HRIS-Auswahl

Warum ein HRIS? Die Vorteile eines HRIS

• Effizienzsteigerung: Ein HRIS automatisiert viele manuelle Prozesse im HR-Management, wie das Erfassen von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Lohnabrechnung. Dadurch werden Zeit und Ressourcen eingespart.
• Genauigkeit und Datenintegrität: Ein HRIS minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verwaltung, was zu genauen und konsistenten Personaldaten führt.
• Zugriff auf Echtzeitdaten: HRIS-Systeme bieten Echtzeitdaten über Mitarbeiter, Leistungen und Compliance, was es Managern ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Compliance und Datenschutz: Ein HRIS unterstützt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Datenschutzvorschriften, indem es sicherstellt, dass die HR-Praktiken den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Berichterstattung und Analyse: HRIS ermöglichen eine umfassende Berichterstattung und Analyse von HR-Daten, die Führungskräften und Managern wertvolle Einblicke in die Leistung und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter bieten.
• Mitarbeiter-Self-Service: Mitarbeiter können über ein HRIS selbstständig auf ihre Daten zugreifen, Urlaubsanträge stellen und mehr, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Anforderungsanalyse: Wie du die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens identifizierst

Bevor du ein HRIS auswählst, ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens zu identifizieren. Dies umfasst:

• Geschäftsziele: Verstehe, wie das HRIS zu den Geschäftszielen deines Unternehmens beitragen kann. Welche spezifischen HR-Herausforderungen sollen gelöst werden?
• Mitarbeiteranzahl und -struktur: Berücksichtige die Größe und Struktur deines Unternehmens. Ein HRIS für ein kleines Unternehmen kann andere Anforderungen haben als für ein großes Unternehmen.
• Branchenspezifische Anforderungen: Einige Branchen haben spezifische HR-Anforderungen und Vorschriften. Stelle sicher, dass das HRIS diese Anforderungen erfüllt.
• Integration mit bestehenden Systemen: Wenn dein Unternehmen bereits andere Systeme im Einsatz hat (z. B. Buchhaltungssoftware oder Zeiterfassungssysteme), müssen die Integrationsoptionen des HRIS berücksichtigt werden.
• Budget und Kosten: Setze ein Budget fest und analysiere die Kosten im Zusammenhang mit der Implementierung und Wartung des HRIS.
• Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf: Berücksichtige die Fähigkeiten deines HR-Personals und wie benutzerfreundlich das System ist. Eventuell sind Schulungen erforderlich.
• Zukünftige Skalierbarkeit: Denke an die zukünftigen Wachstumspläne deines Unternehmens und ob das gewählte HRIS diese Skalierbarkeit unterstützen kann.

2. Schritte zur HRIS-Auswahl

Marktforschung: Wo findest du geeignete HRIS-Anbieter und -Lösungen?

• Online-Recherche: Nutze das Internet, um eine Liste potenzieller HRIS-Anbieter und -Lösungen zu erstellen. Verwende Suchmaschinen, Branchenverzeichnisse und Websites für Softwarevergleiche.
• Branchenverbände und Empfehlungen: Frage in Branchenverbänden, Foren und bei Kollegen nach Empfehlungen. Andere Unternehmen in deiner Branche können wertvolle Einblicke bieten.
• Beratung von Experten: Ziehe in Betracht, externe Experten oder Berater für die HRIS-Auswahl hinzuzuziehen. Sie können aufgrund ihrer Erfahrung und Fachkenntnisse wertvolle Ratschläge geben.
• Messetermine und Konferenzen: Besuche HR-Software-Messen und -konferenzen, um direkten Kontakt zu Anbietern zu knüpfen und ihre Lösungen aus erster Hand kennenzulernen.

Auswahlkriterien: Welche Kriterien sind für deine Organisation am wichtigsten?

• Unternehmensziele: Definiere klare Ziele und Erwartungen an das HRIS. Welche Herausforderungen möchtest du angehen? Welche Verbesserungen strebst du an?
• Anforderungen: Identifiziere die spezifischen Anforderungen deiner Organisation. Dies kann die Größe des Unternehmens, branchenspezifische Vorschriften, Integrationen mit bestehenden Systemen und mehr umfassen.
• Budget: Setze ein Budget für die HRIS-Implementierung fest und berücksichtige laufende Betriebskosten.
• Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtige die Fähigkeiten deines HR-Teams und wie benutzerfreundlich das System ist.
• Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass das ausgewählte HRIS mit dem zukünftigen Wachstum deines Unternehmens mithalten kann.
• Compliance: Achte darauf, dass das HRIS die gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungen erfüllt, die für dein Unternehmen gelten.
• Kundensupport und Wartung: Bewertet die Qualität des Kundensupports und die Wartungsoptionen, die vom Anbieter angeboten werden.

Demos und Tests: Wie du die besten HRIS-Systeme herausfilterst.

•  Anbieterkontakt: Kontaktiere die ausgewählten Anbieter und vereinbare Demopräsentationen. Während dieser Präsentationen können sie die Funktionen und Möglichkeiten ihres HRIS vorstellen.
• Testzugang: Bitte um Testzugang zu den Systemen, um die Benutzeroberfläche und Funktionalität selbst auszuprobieren. Dies ermöglicht es deinem Team, die Benutzerfreundlichkeit und die Eignung des Systems zu bewerten.
• Feedback einholen: Beteilige Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die das HRIS verwenden werden, an den Tests. Sammle ihr Feedback und berücksichtige ihre Meinungen.
• Vergleich: Erstelle eine Vergleichstabelle, in der du die Vor- und Nachteile der verschiedenen HRIS-Systeme gegenüberstellst, basierend auf den Auswahlkriterien und dem gesammelten Feedback.
• Referenzen einholen: Frage nach Referenzen von anderen Kunden des Anbieters und erkundige dich nach deren Erfahrungen mit dem System.

3. Implementierung des HRIS: Wann ist externe Hilfe erforderlich?

• Komplexität: Wenn die Implementierung zu komplex für dein Team ist. Wenn die Anforderungen an das HRIS besonders komplex sind und über das Fachwissen deines internen Teams hinausgehen, kann die Einbeziehung externer Experten notwendig sein. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Implementierung mehrere Standorte, Länder oder komplexe Geschäftsprozesse betrifft.
• Spezialisierung: Wenn du spezielle Funktionen oder Anpassungen benötigst. Einige HRIS-Implementierungen erfordern möglicherweise spezielle Funktionen, Integrationen oder Anpassungen, die von den Standardfunktionen des Systems abweichen. In solchen Fällen können externe Entwickler oder Berater mit spezialisierten Fähigkeiten erforderlich sein, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.
• Zeitrahmen: Wenn du die Implementierung beschleunigen musst. Es gibt Zeiten, in denen Unternehmen eine schnelle Implementierung benötigen, sei es aufgrund von gesetzlichen Anforderungen, geschäftlichen Dringlichkeiten oder anderen Gründen. Externe Dienstleister können dazu beitragen, den Implementierungsprozess zu beschleunigen, indem sie zusätzliche Ressourcen und Fachwissen zur Verfügung stellen.
• Beratung und Best Practices. Externe Berater können wertvolle Einblicke in bewährte Verfahren und Empfehlungen bieten, die auf ihren Erfahrungen mit ähnlichen Implementierungen basieren. Sie können dazu beitragen, potenzielle Fallstricke zu vermeiden und den Erfolg der Implementierung zu steigern.
• Support und Wartung. Nach der Implementierung kann es notwendig sein, externe Unterstützung für die Wartung und Aktualisierung des HRIS in Anspruch zu nehmen. Externe Anbieter können einen laufenden Support und kontinuierliche Verbesserungen bieten.

Fazit

Die Auswahl und Implementierung eines HRIS ist eine wichtige Entscheidung, die sorgfältige Planung und Überlegung erfordert. Mit den richtigen Schritten und, falls erforderlich, der Unterstützung von Experten, kannst du sicherstellen, dass deine HR-Systeme effizient und effektiv arbeiten, um die besten Ergebnisse für dein Unternehmen zu erzielen. Gute Entscheidungen heute werden langfristig positive Auswirkungen haben.

Wenn du weitere Fragen hast oder professionelle Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung eines HRIS benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Die Edl Consulting AG ist ein zertifizierter Implementierungspartner von vielen renommierten HRIS in Europa und hat jahrelange Erfahrung in der erfolgreichen und nachhaltigen Einführung von HR-Software bei Unternehmen. Wir stehen dir gerne zur Verfügung, um deine Anforderungen zu besprechen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Kontaktiere uns noch heute, um weitere Informationen zu erhalten und den nächsten Schritt in Richtung einer effizienten HR-Verwaltung zu machen.