HR im Wachstum: Wie Unternehmen Strukturen, Prozesse und Tools richtig aufstellen

Kultur & Partizipation: Der unterschätzte Erfolgsfaktor

Ein häufiges Muster in Wachstumsphasen: Der Recruiting-Druck steigt, Entscheidungen müssen schnell fallen, und dabei rückt die kulturelle Passung oft in den Hintergrund. Doch langfristig entscheidet gerade sie darüber, ob Teams funktionieren.

„Sich recht früh klarzuwerden, wen wollen wir auch kulturell, also Cultural-Fit-Interviews, die einige Unternehmen führen, finde ich enorm wichtig. Auch zu überlegen, wer soll involviert sein in dem Recruiting-Prozess, dass die Kollegen die neuen Kollegen vielleicht mal in einer Kaffeepause oder beim Mittagessen kennenlernen, bevor wir ihnen einen Vertrag geben.“ – Alexandra Edl

Unsere Empfehlung: Definiert gemeinsam Kriterien für den Cultural Fit, bindet Mitarbeitende aktiv ein und sorgt für transparente, partizipative Prozesse. Ein kurzes Kennenlernen im Alltag kann mehr Aufschluss geben als ein formales Gespräch. Gerade in Schichtbetrieben oder bei internationalen Teams stärkt das nicht nur die Akzeptanz, sondern auch den Zusammenhalt.

Geschwindigkeit vs. Standardisierung: Start-ups und Konzerne im Vergleich

Alexandra Edl bringt eine seltene Doppelperspektive mit: Jahre im Konzern (Allianz), dann Aufbauarbeit in einem Scale-up (eGym). Die Unterschiede sind frappierend:

• Start-ups punkten mit Pragmatismus, Geschwindigkeit und Fehlerkultur („Trial & Error“).
• Konzerne bringen Struktur, etablierte Standards und Governance.

Im Wachstum brauchen Unternehmen beides: Tempo in der Umsetzung, aber auch klare Standards, damit Strukturen nicht kollabieren. Zu früh zu standardisieren, bremst Innovation. Zu spät zu standardisieren, erzeugt Chaos.

Das richtige Timing ist entscheidend – und genau hier unterstützen wir als externe Begleiter.

HR-Digitalisierung: Von Excel zur Single Source of Truth

Einer der größten Pain Points in Wachstumsphasen ist die Fragmentierung: Daten liegen verstreut, die vorbereitende Lohnabrechnung läuft manuell, Recruiting über Outlook. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig.

„Wir brauchen ganz schnell zentral eine Personalverwaltungssoftware.“ – Alexandra Edl

Die Lösung ist eine zentrale HR-Software, die mindestens folgende Bereiche abdeckt:

• digitale Personalakte mit E-Signatur
• Abwesenheits- und Krankmeldungen digital
• mobile Zeiterfassung und Schichtplanung
• Recruiting inkl. digitaler Vertragsunterzeichnung

Der Markt ist unübersichtlich, die Anbieter vielfältig. Wir helfen, Anforderungen zu strukturieren, Anbieter neutral zu vergleichen und Systeme so zu implementieren, dass sie Prozesse wirklich abbilden.

Besonders für Unternehmen mit vielen Deskless- oder Blue-Collar-Mitarbeitenden empfehlen wir Tools, die mobil funktionieren. Ein Beispiel ist die Personalverwaltungssoftware von Kenjo – speziell für Schichtplanung, Zeiterfassung und vorbereitende Lohnabrechnung in mittelständischen Unternehmen.

Standards & Prozesse: Die Basis für Skalierung

Wachstum ohne Standards bedeutet Chaos. Schon bei 50 oder 100 Mitarbeitenden explodieren Ad-hoc-Anfragen, wenn es keine klaren Regeln gibt.

„Wir brauchen Standards, wir brauchen Prozessdefinitionen, damit wir überhaupt skalierbar werden.“ – Alexandra Edl

Wichtige Hebel sind:

• Onboarding/Offboarding mit klaren Checklisten
• Freeze-Fenster in der Schichtplanung
• standardisierte Genehmigungswege für Urlaub & Krankheit
• dokumentierte Rollen & Zuständigkeiten

Solche Standards sind nicht „bürokratisch“, sondern die Grundlage, damit HR nicht permanent improvisieren muss. Sie schaffen Verlässlichkeit und entlasten Führungskräfte wie Mitarbeitende.

Neue Anforderungen an HR-Teams & Führungskräfte

Die Rolle von HR verändert sich fundamental. Verwaltung reicht nicht mehr aus – gefragt sind Projektmanagement, Datenkompetenz und Konfliktfähigkeit.

„Jetzt kann ich HR auf nächstes Level bringen und wir gehen jetzt mal analytischer durch, zahlengetriebener durch, wirklich auch strategisch und prozessual denkend …“ – Alexandra Edl

Auch Führungskräfte müssen mitwachsen: weg von operativem Mikromanagement, hin zu strategischer Steuerung, Coaching und Kommunikation. Eine systematische Führungskräfteentwicklung ist deshalb genauso wichtig wie die Einführung einer neuen HR-Software.

Wir arbeiten in Projekten oft parallel: Während wir die Systeme aufsetzen, entwickeln wir mit Workshops und Coaching auch die Führungskräfte weiter – damit beide Ebenen zusammenspielen.

Aktuelle Pain Points aus Kundenprojekten

Die Themen, mit denen Kunden heute zu uns kommen, haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Drei Pain Points begegnen uns aktuell besonders häufig:

1. Software-Auswahl: Der Markt ist unübersichtlich, Vertriebsteams aggressiv. Unternehmen brauchen neutrale Beratung, um die beste Lösung für ihre spezifischen Anforderungen zu finden.
2. Implementierungsressourcen: Interne HR-Teams sind oft zu klein, um ein Softwareprojekt zu stemmen. Wir springen als Interim-Projektleiter ein – mit Know-how sowohl in HR-Prozessen als auch in der Technologie.
3. Gehaltsbenchmarks & Karrieremodelle: Mitarbeitende wollen Entwicklungsperspektiven und faire Vergütung. Wir helfen, Gehaltsbänder und Kompetenzmodelle zu definieren, die sowohl Marktgerechtigkeit als auch Transparenz sicherstellen.

Diese Pain Points zeigen: HR ist heute viel mehr als „Löhne und Verträge“. Es geht um Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterbindung.

KI & Daten: Chancen und Vorsicht

Kaum ein Thema bewegt die HR-Welt derzeit so stark wie Künstliche Intelligenz. Viele Unternehmen fragen: Wo ist KI sinnvoll, wo riskant?

„Vorsicht, nicht einfach blind ChatGPT & Co. nutzen – Daten, die du da eingibst, sind im Sinne der DSGVO vielleicht nicht immer unproblematisch.“ – Alexandra Edl

Unsere Haltung: KI bietet Potenzial – etwa bei Textgenerierung, Bewerbermatching oder Chatbots. Aber Einführung braucht Struktur: Policies, Trainings, klare Use Cases. Blindes Experimentieren ist riskant.

Gleichzeitig gilt: HR sollte Daten konsequent nutzen – nicht nur für Verwaltung, sondern für strategische Steuerung. People Analytics, Fluktuationsraten, Besetzungszeiten: All das macht HR zum Partner auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung.